Resume : Tahap Analisis Sistem dan Metode Pengumpulan Kebutuhan

Tahap perencanaan sistem

Menetapkan suatu kerangka kerja strategi menyeluruh untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
Melibatkan Manajer senior, pemakai senior dan profesional sistem.
Proyek yang diusulkan dievaluasi dan diutamakan.
Alasan untuk melakukan perencanaan sistem :

Direlasikan dengan rencana bisnis
Menghindari kerugian

Yang merencanakan sistem :

Steering Committee (SC) meliputi : CIO, CEO, CFO dan Eksekutif Senior
Tugas SC : menghubungkan antara tujuan bisnis dan sistem informasi yang berguna untuk mencapai tujuan tersebut.

Komponen Laporan :

Komponen keseluruhan

Berhubungan dengan sumber daya yg akan diperoleh (3-5 tahun) Meliputi : Personil baru, perangkat keras, perangkat lunak, peralatan telekomunikasi, lokasi komputer, keamanan

Komponen Aplikasi

Suatu berkas yang disetujui dari proposal proyek sistem, secara luas menyatakan apa saja yang termasuk dalam komponen keseluruhan

Hubungan dengan Analis Sistem

Keduanya berhubungan dengan proses mendefinisikan kebutuhan pemakai
Perbedaannya pada cakupan dan tahap rinci

Pada perencanaan sistem, suatu sistem yang diusulkan harus layak dan mendukung faktor strategik. Untuk menilai kedua kemungkinan tersebutmaka harus diadakan evaluasi terhadap faktor kelayakan TELOS dan faktor strategi PDM.

Langkah-Langkah Analisa Sistem

Sebenarnya langkah-langkah dalam tahap analisa sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang akan dilakukan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya ada pada ruang-ruang lingkup tugasnya. Di analisa sistem ini, penelitian yang akan dilakukan oleh analisis sistem adalah penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahuluan

Di dalam tahap analisa sistem terdapat beberapa langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, sebagai berikut yakni:

Identify, merupakan mengidentifikasikan masalah
Understand, merupakan memahami kerja dari sistem yang ada
Analyze, merupakan menganalisis sistem
Report, merupakan membuat laporan hasil analisis

Teknik Pengumpulan Data

Metode Tradisional :

Interview (Wawancara)

Wawancara adalah suatu tanya jawab secara langsung yang dilaksanakan oleh pewawancara dengan narasumber untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.

Beberapa macam wawancara, yaitu :

Wawancara terstruktur
Wawancara semiterstruktur
Wawancara tak berstruktur (unstructured Interview)

Langkah-langkah wawancara, yaitu :

Menetapkan kepada siapa wawancara itu akan dilakukan.
Menyimpan pokok-pokok masalah yang akan menjadi bahan pembicaraan.
Membuka alur wawancara.
Mengkonfirmasikan inti dari wawancara dan mengakhirinya.
Menuliskan hasil wawancara ke dalam catatan lapangan.
Mengidentifikasikan tindak lanjut hasil wawancara yang telah diperoleh.

Questioner / Angket

Questioner disebut pula angket atau self administrated questioner adalah teknik pengumpulan data dengan cara memberikan sejumlah pertanyaan kepada responden untuk diisi.

Questioner ini dibagi menjadi dua, yaitu :

Kuesioner terbuka
Koesioner tertutup

Observasi

Menurut Adler & Adler (1987:389) observasi merupakan salah satu dasar fundamental dari semua metode pengumpulan data dalam penelitian kualitatif, khususnya menyangkut ilmu-ilmu sosial dan perilaku manusia.

Pelaksanaan observasi :

Analis perlu mengenali lingkungan sekitar dan komponen dalam area yang diobservasi
Membiasakan dengan pekerjaan yang berlangsung di daerah tersebut
Selama observasi, analis secara bertahap mencatat apa yang terjadi
Analis mencatat hal-hal yang khusus
Deskripsi yang ambigu harus dihindari
Jika berinteraksi dengan orang yang diobservasi, analis sebaiknya berkali-kali mmbuat komentar kualitatif dan penilaian
Analis harus menjaga keamanan dan menjaga sikapnya.

Analisis Prosedur dan Dokumen Lainnya

Mempelajari dokumentasi sistem dan organisasi untuk menemukan detail rincian mengenai sistem saat ini dan organisasi yang didukung sistem tersebut.

Informasi yang didapatkan dari menganalisis dokumen tentang kebutuhan sistem baru adalah :

Alasan mengapa sistem saat ini dibangun
Masalah yang ada pada sistem saat ini
Peluang untuk memenuhi kebutuhan baru
Arahan organisasi yang mempengaruhi kebutuhan sistem informasi, misalnya hubungan dengan pelanggan dan distributor
Data dan aturan pengolahan data

Metode Modern :

Joint Application Design (JAD)

Joint Application Development (JAD) adalah sebuah teknik pengumpulan data yang mengizinkan user kunci, manajer, dan analis sistem yang terlibat dalam analisis sistem saat ini untuk bekerja sama mengidentifikasi persyaratan untuk sistem. JAD diklaim sebagai salah satu metode yang paling berguna untuk mengumpulkan informasi dari pengguna dan dapat mengurangi scope creep hingga 50%. Hal ini dapat mencegah sistem bersifat terlalu spesifik atau terlalu abstrak, di mana keduanya dapat menyebabkan masalah bagi tahap lanjutan SDLC.

CASE (Computer-Aided Software Engineering) Tool

CASE (Computer-Aided Software Engineering) Tool adalah perangkat lunak untuk membangun sistem informasi secara otomatis, case tool mempercepat proses menganalisis kebutuhan sistem.

Rekayasa Ulang Proses Bisnis (BPR)

Rekayasa Ulang Proses Bisnis (BPR) adalah mencari dan mengimplementasikan perubahan radikal dalam proses bisnis untuk mencapai terobosan baru pada produk dan jasa

Langkah-langkah BPR

Identifikasi proses-proses yang akan direkayasa ulang
Tentukan teknologi

Software Requirement Spesification (SRS)

SRS adalah hasil akhir dari proses analisis. Fungsi dan kinerja yang harus dipenuhi sebagai bagian dari rekayasa sistem ditetapkan dengan deskripsi yang lengkap, baik deskripsi fungsional maupun behavioral.

Kesimpulan

Dalam proses perencanaan sistem memerlukan tahapan seperti : menetapkan suatu kerangka kerja, melibatkan manajer senior, pemakai senior dan profesional sistem, dll.

Langkah-langkah analisa sistem Identify, Understand, Analyze dan Report. Sebenarnya langkah-langkah dalam tahap analisa sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang akan dilakukan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-ruang lingkup tugasnya.

Terdapat beberapa teknik pengumpulan data

Secara tradisional yaitu :